به عنوان مدیر فروشگاه خرده فروشی، اگر بتوانید وظایف پرسنلتان را به طور دقیق برایشان روشن كنید كه قرار است در فضای فروشگاه، چه كارهایی را انجام دهند می توانید روی پیش رفتن كارها آن طور كه می خواهید حساب كنید. بسته به اینكه وسعت فروشگاهتان چقدر است و چه نوع كالاهایی را در آن عرضه می كنید، نوع روشی كه برای سازماندهی فروشگاه و مدیریت آن در پیش می گیرید متفاوت خواهد بود.
بسیاری از اقدامات و رَویه هایی كه برای پیش برد كسب و كار خرده فروشی انجام می گیرند، در بسیاری از انواع آن ها نقطه مشترك و تشابه هایی دارند. با این حال، فروشگاه های خرده فروشی كوچك یا مستقل، ممكن است بخش‌های مختلف فعالیت خود را با هم تركیب و ادغام كنند و همه را تحت مدیریت یك نفر قرار دهند، اما فروشگاه های خرده فروشی بزرگ اغلب مجموعه فعالیت‌هایشان را به چند بخش تقسیم می كنند و هر بخش را تحت مدیریت فرد یا گروه جداگانه ای قرار می دهند، یا به عبارتی، دارای لایه‌های مدیریتی هستند.
برای مثال، ممكن است فروشگاه خرده فروشی كوچكی كه كالاهای خاصی را عرضه می كند، همه پرسنل خود را تحت یك گروه قرار دهد : ”امور اجرایی فروشگاه“ و تمام فعالیت‌های داخل فروشگاهی را بطور مشترك بین همه پرسنل تقسیم كند، بطوری كه فعالیت‌های همه اعضا با هم هم پوشانی داشته باشد. اما در فروشگاه های خرده فروشی بزرگ، برای پیش برد كارها، سلسله مراتبی تعریف می شود: مدیر، دستیار مدیر، سرپرست پرسنل، پرسنل فروش (بخش لوازم خانگی، بخش مواد غذایی، لوازم ورزشی، كالای خواب و …). در این حالت است كه می توان بطور تفكیك شده، امور فروشگاه را به شكل حساب شده پیش برد.
فروشگاه زنجیره ای
وقتی فروشگاه خرده فروشی، بخشی از پیكره زنجیره ای فروشگاه های كلان خرده فروشی باشد، پرسنلی كه در چنین فروشگاه هایی كار می كنند، حیطه وظایف خود را به طور دقیق دریافت می كنند و از این رو، هیچ كاری روی زمین نمی ماند. از طرف دیگر، به علت انسجام و هماهنگی در تعیین شرح وظایف پرسنل، محدوده وظایف از فروشگاهی به فروشگاه دیگر تفاوت زیادی ندارد. اما اگر شما در حال راه اندازی فروشگاه خرده فروشی كوچكی هستید، باید در سازماندهی فروشگاه و شرح وظایف تك تك پرسنل نظارت داشته باشید تا اوضاع از كنترل تان خارج نشود. حتی اگر تعداد پرسنلتان انگشت شمار است، وظایف هر یك را به طور دقیق و مكتوب مشخص كنید تا بعد از مدتی، در مدیریت كارها به بن بست نخورید.
برای سازماندهی فروشگاه از كجا شروع كنیم
در پروسه راه اندازی و سازماندهی فروشگاه خرده فروشی، یكی از بهترین قدم هایی كه در ابتدای كار می توان برداشت، تعیین فهرست اقداماتی است كه بطور روزانه، ماهانه و بلند مدت باید انجام شوند. قدم بعدی این است كه یك چارت یا جدول سازمانی آماده كنید و بخشی از اقداماتی را كه در فهرست قبلی جمع آوری كرده بودید، به تك تك پرسنلتان محول كنید. بر اساس این چارت، هر كس قادر خواهد بود كارهایی را كه در آن ها تخصص یا با آن ها آشنایی دارد به عهده بگیرد. بنابراین، برای مثال، پرسنل واحد كارگزینی و استخدام مجبور نخواهند شد وضعیت بخش انبارداری و موجودی كالا را سازماندهی و مدیریت كنند.
یكی از فواید این چارت سازمانی این است كه سلسله مراتب در ساختار پرسنل فروشگاه خرده فروشی مشخص می‌شود، بنابراین برای هر یك از كارمندان و كاركنان مشخص خواهد بود كه مدیر و سرپرست او چه كسی است و در صورت بروز مشكل در واحد خود، مراتب را به چه كسی باید گزارش كند. از طرف دیگر، وقتی حیطه وظایف هر كس بطور مكتوب در قالب چارت سازمانی درج شده و بطور مرتب بروز رسانی شود، در این صورت، در مورد اینكه كدام مسئولیت بر عهده چه كسی است سردرگمی و اخلال رخ نمی‌دهد. در واقع، هرچه پرسنل ذهنیت روشن تری درباره مسئولیت‌هایشان داشته باشند، كارها روانتر انجام خواهند شد و این به بهبود بازدهی و سودآوری فروشگاه كمك خواهد كرد.
چگونه یك تیم خرده فروشی تشكیل دهیم
مدیرعامل، صاحب فروشگاه یا سرپرست فروشگاه، معمولاً همه كاره‌ی فروشگاه های خرده فروشی هستند كه هم موظف‌اند وضعیت درآمدزایی آن را به اطلاع سهام داران برسانند و هم روی همه امور فروشگاه، مثل میزان فروش و سودآوری، مسائل مربوط به پرسنل و امور اجرایی آن، نظارت داشته باشند. در فروشگاه های خرده فروشی كوچك، تعامل انفرادی بین مدیر و تك تك پرسنل بسیار اتفاق می‌افتد. این تعامل رو در رو به ویژه در شرایطی متداول است كه فروشگاه در ابتدای راه خود است و هنوز به سودآوری مورد نظر نرسیده است، و از این رو، مدیر یا صاحب فروشگاه به هر ترفند و سیاستی برای پیش برد بهینه كارهای فروشگاه توسط پرسنل متوسل می‌شود تا آن را به درامد تعیین شده برساند.
افراد بسیاری در پیش‌برد فعالیت‌های جاری و سازماندهی فروشگاه های خرده فروشی نقش دارند، از جمله : مدیران فروشگاه، دستیاران مدیر و سرپرستان امور اجرایی، صندوق دار، فروشنده ها، پرسنل امنیتی، پرسنل رسیدگی به امور كالاهای مفقودی، پرنسل ارسال كالاهای خریداری شده به مشتریان و …. بخش بازاریابی فروشگاه، پرسنلی را به كار خواهد گرفت كه با روابط عمومی، تبلیغات، روانشناسی مشتریان، بازاریابی بصری درون فروشگاهی آشنایی كافی داشته باشند. در حوزه بازاریابی و فروش، با برنامه ریزی، خرید و تأمین موجودی انبار و كالاهای عرضه شده و پرسنل متخصص در این حوزه ها سروكار خواهیم داشت. در حوزه روابط انسانی، با افرادی سروكار داریم كه پرسنل و كاركنان را استخدام می كنند و آموزش می دهند و روی سودآوری فروشگاه و سایر امور پرسنل و مسائل و مشكلاتشان نظارت می كنند. پرسنل IT نیز اقدامات مربوط به بازاریابی آنلاین و مدیریت سیستم های فروشگاه را به عهده دارند.
سخن آخر
در مجموع اینكه فروشگاهی كه با این ساختار و سازه و سیستم مدیریتی شروع به كار می كند، به همین شكل نخواهد ماند. هر كسب و كاری با گذر زمان دستخوش تغییرات و پیشرفت هایی می‌شود و این ایجاب می کند كه همگام با كسب و كار، مدیریت پرسنل، ساختارها و سیستم‌های نظارتی و تصمیم گیری نیز به روز رسانی شوند. گاهی نیاز به این است كه طراحی فروشگاه و ساختار حاكم بر آن به طور كلی تغییر كند تا بتواند جوابگوی نیازهای فروشگاه پیشرفته تر باشد. در این میان، اصلاح و بروز رسانی چارت سازمانی فروشگاه، و مسئولیت‌هایی كه بر هر یك از اعضا محول شده بود می تواند در هماهنگ شدن با این تحولات مؤثر واقع شود.
306 406 3 0912
info@dinagrp.com
تهران، اقدسیه، بلوار شهید مژدی، نبش شقایق، پلاک ۵
